Neues Modul für den Einkauf komplettiert kaufmännische
Lösung von RIB
(15.8.2002) Der Einkauf nimmt in einer Bauunternehmung eine zentrale
Stellung ein. Gerade in einer Zeit eher zurückhaltender
Wirtschaftsverhältnisse können durch gezielte Maßnahmen im Einkauf wichtige
Einsparungen erzielt werden. Dies lässt sich vor allem durch eine
Optimierung des Beschaffungsprozesses erreichen. Hier kann eine
entsprechende Softwarelösung, die nicht nur die kaufmännischen Ansprüche
unterstützt, sondern sich auch noch nahtlos in den Bauprozess eingliedert,
nachhaltig unterstützen.
Durch Nutzung moderner Kommunikationswege und entsprechende
Automatisierung von Routine-Abläufen können alle am Einkaufsprozess
Beteiligten integriert werden. Die Dokumentation von Abläufen,
Geschäftsvorfällen und Marktgegebenheiten ermöglicht eine historische
Archivierung und somit eine transparente Darstellung von Vorgängen und
Risiken. Wertvolle Materialressourcen können so besser ausgenutzt und
Investitionen besser überwacht werden.
Die Optimierung des administrativen Einkaufs entsteht vor allem bei der
Nutzung eines gemeinsamen Datenstamms sowohl im Nachunternehmer - als auch
im Materialeinkaufsbereich. Erfolgsbasis ist eine zentrale
"Wissensdatenbank", in der alle relevanten Informationen aller am
Einkaufsprozess Beteiligten Instanzen dokumentiert werden. Dabei ist es
unerheblich, ob die Beschaffung für Einzel- oder mehrere Projekte, für
stationäre Bereiche oder nach Gewerken erfolgt.
Von der Bedarfsmeldung im Unternehmen über die Lieferantenrecherche,
Angebotseinholung, Bestellung und Rechnungsprüfung kann ein integriertes
System den gesamten Prozess komplett mit durchgängiger Datenhaltung
abbilden, wie zum Beispiel das Modul Einkauf von ARRIBA finanzen, der
Komplettlösung für die baukaufmännischen Anforderungen. Gleichzeitig hat der
Nutzer die Möglichkeit, an jedem Punkt des Prozesses manuell anzusetzen und
zu ergänzen. Die Unterstützung des Workflows ist auch durch die Integration
zu den bautechnischen Modulen von ARRIBA finanzen gegeben.
Bedarfsqualifizierung und Angebotsanfrage: Gleich ob nur für ein
einzelnes Projekt oder für stationäre Bereiche eingekauft wird, der
vorliegende Bedarf wird über einen systemeigenen neutralen Produktstamm
qualifiziert. Vorhandene lieferantenspezifische Rahmenverträge und
Preiskataloge werden bevorzugt berücksichtigt. Auf Basis der integrierten "Wer-liefert-was?"
Datenbank, ist die Software in der Lage, selbstständig mögliche Lieferanten
vorzuschlagen und die elektronische Angebotsanfrage zu generieren. Das
System akzeptiert aber auch manuell vorgenommene Ergänzungen und zusätzliche
Lieferantenvorschläge. Die Kommunikationsmöglichkeiten mit den ausgewählten
Anbietern können sowohl über Telefon und Telefax, als auch über E-Mail
erfolgen. Datenaustauschverfahren wie GAEB,
Datanorm, BMECat oder
EDI sind dabei besonders geeignet, den Erfassungsaufwand zu
minimieren und Übertragungsfehler auszuschließen.
Bestellung und Lieferantenauswahl: Alle eingehenden Angebote
können wiederum über die unterschiedlichen Kommunikationswege angenommen
werden. In einem automatisch generierten Preisspiegel werden sie verglichen.
Existierende Lieferbedingungen, wie Zahlungskonditionen, Rabatte, Boni und
weitere Vorgaben werden direkt eingerechnet. Für nicht angebotene
Bedarfspositionen werden Standardpreise verwendet, um eine bessere
Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
Die Bestellung kann dann sowohl aufgrund eines abgegebenen Angebots aus
dem Preisspiegel automatisch erfolgen, oder auch manuell ausgelöst werden.
Sie kann in beliebiger Währung erfolgen.
Rechnungsverbuchung und Controlling: Auf Basis der Bestellung und
der Lieferscheine erfolgt die automatische Rechnungskontrolle des Systems.
Innerhalb einstellbarer Toleranzgrenzen wird die Rechnung zur Prüfung und
nach dieser freigegeben. Daraus resultiert eine automatische Kontierung und
Belegerstellung im Rechnungswesen.
Neben der Unterstützung des eigentlichen Einkaufsprozesses liefert das Modul
Einkauf von ARRIBA finanzen auch eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten.
Diese tragen zur hohen Transparenz des Ablaufs im Unternehmen bei,
ermöglichen Trendanalysen und machen auch eine detaillierte
Liquiditätsplanung in jedem Stadium der Projektabwicklung möglich.
|
Neues
Modul für den Einkauf komplettiert kaufmännische Lösung von RIB
ältere Nachrichten: Bau-Software
6/2002
