siehe auch:
KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte,
ASTA Development GmbH |
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Planung der Planung mit Projektmanagementsystem
(14.10.2002) In wirtschaftlich schwierigen Zeiten und einer flauen
Baukonjunktur leiden zahlreiche Architekturbüros unter einer schlechten
Auftragslage. Dass es auch anders geht, stellen Büros unter Beweis, die gute
planerische Leistungen erbringen, Planungs- und Bauabläufe optimal steuern,
ihre Büroorganisation im Griff haben und zur Unterstützung der Abläufe
entsprechende IT-technischen Hilfsmittel und Know-how einsetzen. So auch die
Architekten und Generalplaner KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte.
Neben ihrer Kreativität setzen die Essener Planer auf Software. So ist
das 60 Mitarbeiter starke Büro nicht nur mit 36 CAD-Arbeitsplätzen
ausgerüstet, sondern seit 1997 setzen die Architekten auch das
Projektmanagementsystem POWERPROJECT der Karlsruher ASTA Development GmbH
ein. Wurde das System ursprünglich nur zur Erstellung der Bauzeitenpläne
angeschafft, um die reibungslose Zusammenarbeit aller am Bauprojekt
Beteiligten sicherzustellen und um die Termine in der geplanten Qualität
einzuhalten, erweiterte man es 2001 um das Modul SIGEcontrol für die
SiGe-Koordination und seit letztem Jahr wird das System als Client-Server-Lösung
mit sechs Arbeitsplätzen zur Steuerung der internen Prozesse im Planungsbüro
genutzt. Zusammen mit einem Berater von ASTA erarbeiteten die Mitarbeiter im
Planungsbüro das Konzept und bauten die Projektumgebung mit den
entsprechenden Verfahren im Programm auf.
Mit der Gründung der GmbH im Jahre 1995 traten Axel Koschany und Wolfgang
Zimmer in die Geschäftsführung des 1959 von Günter Koschany gegründeten
Büros ein, seit 1999 führen sie die Geschäfte alleine. Seit dieser Zeit hat
sich die Anzahl der Mitarbeiter mehr als verdoppelt und Umsatz sowie Anzahl
der zu bearbeitenden Projekte sind entsprechend gestiegen. Schwerpunkte der
Essener Architekten sind intelligentes und kreatives Planen, kompetente
Baubegleitung und Generalplanung. Dabei haben sie sich Kompetenzen in
Industrie, Gewerbe, Logistik und Verkehr, Handel und Banken, Forschung und
Bildung, Wohnen und Gesundheit erarbeitet. Zu den erfolgreich abgewickelten
Projekten gehören unter anderem das Creativ-Centrum des Schuhherstellers
Rohde KG, mehrere Logistikzentren und die Hauptverwaltung von ALDI-Süd, die
Umgestaltung des Essener Busbahnhofs am Porscheplatz, eine geriatrische
Tagesklinik, Bank- und Geschäftshäuser u.a. für die Dresdner Bank, das
Essener Studio des WDR und verschiedene Wohnanlagen für Betreutes Wohnen, um
nur einige zu nennen. Das Investitionsvolumen der Projekte bewegt sich in
einer Spanne von 80.000 € bis zu einer Bausumme von 150 Mio. €.
Um dem stetigen Wachstum gerecht zu werden, waren neue
Organisationsstrukturen notwendig. Waren in der Vergangenheit zwar
Projektleiter mit der Planung und Durchführung der einzelnen Projekte
betraut, so lief aber immer noch ein großer Teil der zu verarbeitenden
Informationen über die Schreibtische der Geschäftsführer. Nach einer 1998
begonnenen Umstrukturierung wurden den Projektleitern Managementaufgaben mit
einer größeren Verantwortung übertragen. So hat der Projektmanager heute
Honorarverantwortung, ist für die Projektkalkulation verantwortlich und muss
sein Projekt gewinnbringend abwickeln. Zwischen Geschäftsführung und
Projektmanagement führte man bei KZA in Folge einer rasanten
Auftragsentwicklung im Jahr 2001 die Ebene der Projektkoordinatoren, denen
jeweils ein Team von 10 bis 15 Mitarbeiter zugeordnet sind, ein. Deren
Aufgabe besteht darin, die Mitarbeiter entsprechend der Projekte innerhalb
der Leistungsphasen nach Fachkenntnis bzw. wirtschaftlichen Gesichtspunkten
optimal einzusetzen und das Budget bezüglich Mitarbeitereinsatz und
Planungszeit zu überwachen.
Innerhalb dieser Teams werden die Projekte abgewickelt. Welches Team,
welches Projekt bearbeitet, und welcher Projektmanager damit beauftragt
wird, entscheidet die Geschäftsführung. Der Projektkoordinator hat dann
dafür zu sorgen, dass der Projektmanager die Mitarbeiter mit dem in diesem
Projekt benötigten Know-how erhält, um das Projekt fachlich und
wirtschaftlich bestmöglich bearbeiten zu können. Großen Wert legt man bei
KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte darauf, für den jeweiligen Bauherren ein
optimales Team zusammen zu stellen. Hierbei sind nicht nur die fachlichen
Qualifikationen gefragt, sondern zwischen Bauherrn und Teammitgliedern muss
auch die "Chemie" stimmen.
Erstellen der Terminpläne
Jeder Projektkoordinator legt für seine Projekte einen Terminplan in
POWERPROJECT teamplan an. In diesem sind alle Phasen entsprechend der HOAI
als Vorgänge enthalten - angefangen bei der Grundlagenermittlung bis zur
Objektbetreuung und Dokumentation -, sofern sie beauftragt wurden. Bei
Fortschreiten des Projektes bricht der Koordinator diese auf eine weitere
Ebene zwecks detaillierter Planung herunter. Die einzelnen Vorgänge werden
dann entsprechend des Planungs- und Bauablaufes miteinander verknüpft und
der Terminplan berechnet.
Ist auch die Leistungsphase 8 beauftragt, so erstellt der
Projektkoordinator für diese den Terminplan, bucht diesen aus dem
Gesamtterminplan aus dem System aus und übergibt ihn der Bauleitung. Der
Bauleiter führt den Plan während der Bauphase fort und aktualisiert ihn
regelmäßig. Ergeben sich Änderungen im Terminablauf, gibt die Bauleitung die
veränderten Daten an den Projektkoordinator zurück. Dieser liest die Daten
ein und passt den Gesamtterminplan an.
Mitarbeitereinsatz- und Liquiditätsplanung
Nun weist der Koordinator das vertraglich vereinbarte Honorar den
einzelnen Leistungsphasen als Einnahme zu. Die Ausgaben pro Leistungsphase
ergeben sich aus dem Einsatz der Mitarbeiter. In der im System hinterlegten
projektübergreifenden Ressourcenbibliothek sind alle Mitarbeiter mit ihren
Verfügbarkeiten und Stundensätzen, in denen sowohl ein kalkulatorischer
Gewinn als auch ein Risikofaktor eingearbeitet ist, gespeichert. Der
Projektkoordinator weist nun per Drag & Drop die Mitarbeiter den
entsprechenden Vorgängen der einzelnen Leistungsphasen zu. Das System
aktualisiert dann automatisch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Unter dem
Terminplan abgebildete Histogramme liefern die Auslastung der Mitarbeiter
über die Zeit. Durch Aggregation ist sowohl die Verfügbarkeit jedes
Einzelnen als auch die Verdichtung auf Gruppen oder Teams sichtbar.
Da bei KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte für die einzelnen
Leistungsphasen der Aufwand prozentual geplant ist, ergibt sich rein
kalkulatorisch der Stundenaufwand für die jeweilige Phase. Die geleisteten
Stunden der Mitarbeiter werden dann den jeweiligen Leistungsphasen
zugewiesen. So kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt abgelesen werden, wie hoch
die Einnahmen sowie die Ausgaben und der Aufwand in Stunden verteilt auf die
jeweiligen Leistungsphasen sind. Diese Daten werden im Terminplan als
Tabellen neben den Vorgängen und als Histogramme mit den Kurven für Über-
und Unterdeckung direkt unter dem Terminplan dargestellt. So hat sowohl der
Projektkoordinator als auch der Projektmanager zu jedem Zeitpunkt während
des Projektablaufes einen Überblick über die betriebswirtschaftliche
Situation sowohl der einzelnen Leistungsphasen als auch des Projektes. Somit
kann bei negativen Abweichungen vom Plan rechtzeitig gegengesteuert werden.
Transparenz fördert betriebswirtschaftliches Denken
Durch die Einrichtung eines Multiprojektes, dem alle Projekte
untergeordnet sind, und in dem die Stammdaten über die Mitarbeiter
gespeichert sind, haben alle Projektkoordinatoren einen Überblick über den
gesamten Mitarbeitereinsatz. So ist für jeden sofort ersichtlich, wer wann
wo verplant ist. Darauf aufbauend können sich die Projektkoordinatoren
schnell abstimmen, wenn es zu Engpässen kommt. Da die Daten zeitnah
vorliegen und nicht erst, wenn das Projekt abgewickelt ist, kann bei
Änderungen rechtzeitig eingegriffen werden. Darüber hinaus ist jederzeit
ersichtlich, ob die Projekte wirtschaftlich abgewickelt werden und das
hinuntergebrochen bis auf die einzelnen Leistungsphasen. Und durch die
Dokumentation aller Budget- und Kostendaten fließen diese in die Planung
neuer Projekte ein, so dass auf Basis aktuellen Zahlenmaterials eine
detaillierte Budgetplanung für das nächste Projekt vorgenommen werden kann.
Außerdem hat diese Vorgehensweise das Bewusstsein für
betriebswirtschaftliches Arbeiten bei den Mitarbeitern weiter gestärkt.
Daher ist POWERPROJECT teamplan sowohl für die operative als auch für die
strategische Unternehmensplanung optimal geeignet. Die Projektion auf die
Zeitachse liefert bis weit in die Zukunft Umsatzzahlen, Kostenverläufe,
Auslastungsgrade und somit Kennzahlen für die Auftragsbeschaffung. Somit hat
die Geschäftsführung ein Instrument, mittels dessen sie das Büro transparent
darstellt und wirtschaftlich steuert.
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