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siehe auch:
4senkrecht,
untermStrich |
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Officemanagement und Projektcontrolling -
unterm Strich entspannt und wirtschaftlich
(27.5.2003) Motiviertes, entspanntes Arbeiten in einer ruhigen Atmosphäre
- im Mainzer Architekturbüro 4SENKRECHT gilt das als die Voraussetzung für
planerische Kreativität. Organisation und der Einsatz guter Werkzeuge
schaffen dafür die Grundlage und legen zugleich die Basis für
wirtschaftliche Projektarbeit. Für den Bereich Büroorganisation und
Projektcontrolling haben die drei Architekten mit der Software 'untermStrich'
die passende Lösung gefunden.
Das Büro 4SENKRECHT, Architekten und Ingenieure wurde 1994 als
Entwurfswerkstatt in Mainz gegründet. "Damals, noch im Studium," erzählt
Mitinhaber Dietmar von der Weiden, "haben wir in eigener Werkstatt Möbel und
Interieur bis zur Serienreife entwickelt und Prototypen im Maßstab 1:1
gebaut, wie z.B. den Stuhl Laola." Nach einer ersten Ausstellung und einem
Preis für angewandte Kunst plante und realisierte das Team 1995 dann auch
das erste Hochbauprojekt.
Inzwischen steht die Architektur im Vordergrund. Städtebau,
Innenarchitektur, Möbelgestaltung und Gutachten runden das Leistungsspektrum
des Büros ab. Die Projekte - Verwaltungsbauten, Schulen, Kindergärten,
Wohnungs- und Gewerbebau - liegen vor allem in Hessen und Rheinland-Pfalz.
Neben den drei Gründern beschäftigt das Büro heute einen weiteren
Architekten in freier Mitarbeit und eine Sekretärin.
Ihrer Arbeitsweise aus den Anfangsjahren sind Dietmar von der Weiden und
seine beiden Partner Hans Reinsch und Stefan Büchel indes treu geblieben:
"Heute ist die Gestaltung von Innenräumen ebenso ein Teil unserer Arbeit wie
die Auseinandersetzung mit Hochbauten bis hin zu großräumigen,
städtebaulichen Strukturen. Unsere Entwürfe entstehen immer noch in
Teamarbeit und am Modell - wenn auch nicht mehr ausschließlich im Maßstab
1:1".
Das Prinzip, Spezialisierungen zu vermeiden hat man gleichfalls bis heute
durchgehalten. Sowohl bei der Art der Projekte - " Wir wollen offen bleiben
für Projekte jeglicher Nutzung" - wie für das Leistungsspektrum: "Wir bieten
nicht nur den kreativen Part an, sondern als Komplettleistung auch Kompetenz
und Verantwortung in Bezug auf Kosten und Baumanagement." Das gilt auch für
die interne Arbeitsteilung der Partner: Alle Aufgaben werden von den
Architekten gleichermaßen wahrgenommen.
Nur der Bereich Büroorganisation und Projektcontrolling macht hier eine
Ausnahme: "Es hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, die interne
Organisation in eine Hand zu legen, um die Entwicklung einheitlicher
Strukturen zu gewährleisten. Wir vermeiden dadurch Kommunikationsprobleme
und Zeitverluste." Unterstützt wird das Architekturbüro in diesem Bereich
seit einem Jahr von der Software 'untermStrich' des gleichnamigen
österreichischen Herstellers.
Die Ausgangssituation, welche die Architekten beschreiben, ist immer noch
typisch für viele Planungsbüros: "Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht,
den Adressbestand des Büros, der bis dahin auf verschiedene Programme
verteilt war, endlich einheitlich zu verwalten und beim Schriftverkehr
effektiv zu nutzen. Auch das sonstige Tohuwabohu der verschiedensten Daten,
die bei der Projektarbeit erzeugt werden, wollten wir beseitigen. Und wir
wollten auf der Grundlage der projektbezogenen Arbeitszeiterfassung
aussagefähige Auswertungen über die Wirtschaftlichkeit der Projektarbeit
erhalten. Wer heutzutage überleben will," davon sind die Planer von
4SENKRECHT überzeugt, "muss wirtschaftlich arbeiten, muss wissen ob ein
Projekt sich rechnet oder nicht, bzw. in welchen Leistungsphasen es gehangen
hat."
Die ACS 2000 bot Gelegenheit, einen Überblick über das entsprechende
Softwareangebot zu erhalten. Anschließend wurden drei Programme ausgiebig
getestet und im Sommer 2001 fiel die Entscheidung für 'untermStrich'.
"Abgesehen vom sympathischen Erscheinungsbild hat uns natürlich das günstige
Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt. Weil das Programm sich intuitiv
bedienen lässt, und dank der sehr guten Betreuung durch die deutsche
Vertretung des Herstellers benötigten wir keinerlei Schulung, bis heute habe
ich noch niemals das Handbuch benutzen müssen", erzählt von der Weiden.
Das Programm, dessen Konzept aus der Praxis eines Planungsbüros stammt,
bietet eine ganze Reihe von Werkzeugen für Bürocontrolling,
Officeverwaltung, Zeitmanagement und Projektkostenanalyse. Damit wird für
effiziente Bürostrukturen und transparente Arbeitsabläufe gesorgt. Das spart
Zeit im Alltag, hilft Kosten zu vermeiden und trägt zur wirtschaftlichen
Projektabwicklung bei.
Die Software 'untermStrich' ist als Standardlösung für kleine und
mittlere Planungsbüros konzipiert und gibt reichlich Spielraum für
individuelle Anpassungen. Durch den modularen Aufbau lässt sich das Programm
gut auf die unterschiedlichen Anforderungsprofile der Anwender abstimmen: Je
nach Bedarf werden an das Basismodul (Projekte, Adressen, Mitarbeiter,
Stammdaten) die gewünschten Einzelmodule aus den Modulgruppen 'zeit+termin',
'dokument+adresse', 'cash+rechnung' und 'info+projektdaten' angekoppelt. So
kann eine passgenaue Lösung konfiguriert werden, deren Funktionsumfang
mitwächst, wenn sich die Anforderungen einmal weiter entwickeln.
Die Bilanz der Mainzer Architekten nach einem Jahr mit der Software 'untermStrich'
fällt positiv aus. " Wir arbeiten bisher mit den Modulen für Schriftverkehr
und Adressen, Arbeitseingabe, Projekt- und Personenverwaltung, Plan- und
Produktverzeichnis und externe Kosten, wobei die erstgenannten für uns am
wichtigsten sind, weil sie die Probleme lösen, die uns ganz besonders am
Herzen lagen." Gerade beim Zugriff auf Adressen und beim Schriftverkehr
konnte der Verwaltungsaufwand drastisch reduziert werden. Das Modul
Honorarverwaltung soll noch hinzu kommen und dann auch die Abrechnung
vereinfachen.
"Wir sparen unglaublich viel Zeit ein - und schonen unsere Nerven",
lautet das Fazit bei 4SENKRECHT. Und auch jener Kollege, der früher bei der
ungeduldigen Suche nach einer Telefonnummer schon mal "nach Art des
HB-Männchens" reagieren konnte, sei mittlerweile deutlich ruhiger
geworden ...
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Officemanagement und Projektcontrolling - unterm Strich entspannt und
wirtschaftlich
Nachrichten des Vormonats: Success-Stories
4/2003