siehe
auch:
Aperture
Software
GmbH,
eTask
Service-
Management GmbH |
|
Aperture im Einsatz beim Bayer-Geschäftsbereich
Polyurethane
(26.11.2001) Die singuläre Pflege von Gebäude- und Infrastrukturdaten durch
verschiedene Abteilungen ist in jedem Unternehmen, insbesondere bei Großkonzernen, ein
Problem. Der Geschäftsbereich Polyurethane der Bayer AG am Standort Leverkusen löste es
nun durch das Server-basierte Gebäudemanagement-System Aperture, das durch die Kölner Firma eTask Service-Management GmbH eingeführt wurde. In das System können alle
beteiligten Abteilungen des Geschäftsbereiches PU am Standort Leverkusen -
Personalabteilung, EDV und Technical Engineering - ihre Daten einpflegen. Ergebnis:
Doppelarbeiten, zeitraubende Abstimmungen, Missverständnisse und Zeitverluste gehören
der Vergangenheit an. Denn die Gesamtfläche der Gebäude am Standort Leverkusen von rund
25.000 qm ist bis in den kleinsten Winkel hinein aufgeschlüsselt; Inventar und Anlagen
lassen sich jeweils einzelnen Kostenstellen und den ca. 650 Mitarbeitern zuordnen. Die
verschiedenen Bereiche und Abteilungen können nun auch einfach und schnell eine genauere
Aufstellung der Kosten (für Gebäudenutzung, Reinigung etc.) erhalten.
Datenpflege an zentraler Stelle: Die Zeit der vielen, an verschiedenen
Stellen gepflegten Listen für Raumnummern, Inventar, Personalnummern, Telefonnummern und
EDV-User-IDs ist vorbei. Seit
Januar 2001 werden die Datensätze immer nur an einer Stelle gepflegt: Personaldaten in
der Personalabteilung, Gebäudebestandsdaten werden in der Abteilung Building Services,
PC-Inventardaten in der DV-Abteilung
und Maschineninventar bei der Ingenieurtechnik gepflegt. Entscheidend ist, dass alle Daten
auf einem Server liegen und für das Gebäudemanagement abgerufen werden können.
Differenzierte Zuordnung zu Kostenstellen: Anders als etwa bei reinen
Verwaltungsgebäuden musste das System von eTask auf einen Mix verschiedener Typen von
Flächen auf engstem Raum eingestellt werden. Neben dem klassischen Büro befindet sich
nur wenige Meter weiter ein sehr komplexes Technikum mit einer völlig anderen
Flächenstruktur, die zudem in einzelne Kostenstellen-Bereiche
aufzuteilen ist. Alle Anlagenteile des Technikums müssen diesen Kostenstellen einzeln
zugeordnet werden. Dipl.-Ing. Alfred Bloemen, Leiter des
Projektes zum Aufbau eines Gebäudemanagement-Systemes
erläutert: "Unser Technikum hat z.B. einen Hartschaum- und einen Weichschaumbereich
sowie einen speziellen Bereich für Produkte der Automobilindustrie. Dies ist bei der
Kostenzuordnung gemäß der jeweiligen Nutzung zu berücksichtigen."
Komplex ist auch die Verwaltung der Laborflächen: Beispielsweise hat eine Abteilung
(Kostenstelle) ein Labor direkt angemietet und zahlt daher auch die kompletten Kosten.
Oder die Abteilung hat dort nur für eine bestimmte Zeit einen Mitarbeiter beschäftigt,
so dass auch nur für die temporäre Nutzung bezahlt werden muss. Mit dem
Gebäudemanagement-System von eTask ist bei PU in Leverkusen
eine ganz präzise Kostenstellen-Zuordnung möglich. Bloemen:
"Wir können nun die effektiven Kosten jedem Produkt zuordnen und wissen dann,
welches Produkt hat in seiner Entwicklung wie viel gekostet, einschließlich Raummiete und
anderer Infrastrukturkosten."
Pflege beim externen Dienstleister: Bei aller Faszination für das
neue System stellt Bloemen klar: "Wir wollen hier keinen Softwarebetrieb aufbauen.
Vielmehr wollen wir die Daten, die wir zur Verfügung stellen, mit einem vernünftigen
Werkzeug nutzen. Die Pflege des Werkzeugs soll durch unseren Dienstleister eTask
erfolgen." Die immer wiederkehrenden Arbeiten werden von eigenen Mitarbeitern in
Bloemens Abteilung übernommen. Das sind zum Beispiel Umzüge, die Einpflege von Inventar,
Entnahme von Inventar, Änderung von Kostenstellen und Ähnliches. Größere Änderungen
hinsichtlich der Flächenzuordnung innerhalb der Gebäudestruktur oder die Erstellung von
komplexen Berichten aber soll der externe Dienstleister eTask übernehmen. Das
Gebäudemanagement-System von eTask ist kein aufwendiges CAD-System; denn ein solches ist im Tagesgeschäft nicht gefragt.
Stattdessen reicht eine zentimetergenaue, schematische Darstellung, etwa über die
Gebäude-Achsen, für den Betrieb und das Management nach
Bloemens Erfahrung vollkommen aus.
Hohe Verfügbarkeit der Informationen: Bloemen resümiert die
Vorgeschichte des heutigen Systems: "Vor rund 8 Jahren haben wir den Ist-Zustand unserer Gebäude in Listen und Zeichnungen dargestellt, um
beispielsweise jederzeit zu wissen, welche Abteilung bestimmte Flächen wie lange nutzt.
Oder auch nur, wer wo sitzt oder welche Telefonnummer für wen geschaltet ist." Ziel
war es schon damals, Gebäudeinformationen zentral zu sammeln. Vor rund 6 Jahren begann
Bloemens Team, mit einem CAD-System die Informationen in
Zeichnungen einzupflegen. Das klappte laut Bloemen auch ganz gut. Jedoch: Die
Informationen mussten immer einzeln, je nach Anforderung, neu zusammengesucht werden.
Bloemen: "Schon damals wünschten wir uns, quasi auf Knopfdruck sagen zu können, wie
viel Quadratmeter eine bestimmte Etage hat, und das noch am besten auf eine bestimmte
Abteilung (Kostenstelle) bezogen." Doch beim CAD-System
mussten immer noch im Rechner die gefragten Punkte markiert und die Daten so recht
umständlich herausselektiert werden. Vor zwei Jahren stellte Bayer PU dann auf ein
besseres Zeichnungssystem um, in der Hoffnung, die einzelnen Gewerke besser darstellen zu
können. Es war gekennzeichnet durch viele Layer. "Zu viele", wie Bloemen heute
einräumt. "Denn die Ergebnisse, die wir haben wollten, kamen immer noch nicht so
einfach auf Knopfdruck." Dies wurde erst nach eigener Einschätzung mit einem im
letzten September projektierten und Anfang Januar 2001 bereits installierten
Gebäudemanagement-System von eTask erreicht. Bloemen:
"Endlich haben wir ein System, das uns die jeweils gewünschten Daten, und nur die
gewünschten Daten in unseren Grundrißzeichungen grafisch darstellt."
Schon bei der "Generalprobe" überzeugte das System die Abteilungsleiter und
die Mitarbeiter der verschiedenen Bereiche. Bloemen: "Alle erkannten sofort den
Nutzen für sich." Nunmehr läuft das System seit zwei Monaten. eTask
Geschäftsführer Dipl.-Ing. Klaus Aengenvoort sagt:
"Wir haben uns gefreut, einem großen Kunden wie Bayer unser Produkt und unseren
Service anbieten zu können. Entscheidend war sicher das zielgerichtete Arbeiten auf
beiden Seiten; denn es sollte kein ellenlanges Projekt aufgelegt werden." So kamen
die Mitarbeiter nach einem durch eTask durchgeführten Workshop schnell zum praktischen
Arbeiten mit dem System. Aengenvoort: "Natürlich half uns dabei, dass es Listen
über Flächen, über Personal, EDV, Telefon und Inventar gab. Darauf aufbauend konnten
wir eine erste Grobstruktur entwickeln." Mit dem System sollen zukünftig auch
Gefahrenabwehrpläne, Sicherheitsrundgänge oder ähnliche sicherheitsrelevante Vorgänge
realisiert werden. Da auch diese Bereiche flächenrelevant sind und die Daten
sinnvollerweise über Aperture verwaltet werden sollten.
Datensätze über Barcode: Bloemen über die weiteren Perspektiven:
"In der zweiten Jahreshälfte haben wir den Zustand erreicht, dass einer meiner
Mitarbeiter mit einem Lese-Gerät einen Barcode in der
Türfalz scannt. Somit kann ein direkter Abgleich erfolgen, ob sich beispielsweise in dem
Büro wie angezeigt zwei Schränke, ein Tisch, zwei Stühle und ein Kühlschrank
befinden." Natürlich gibt der Barcode auch Auskunft über die EDV-Geräte wie Drucker, PC und Monitor. Die technischen Gewerke wie
Elektroinstallationen sind ebenfalls integriert. Beispielsweise können die Elektro-Techniker z.B. ihre Schalter direkt zuordnen. Zukünftig weiß man
bei Bayer PU auch, wie viele und welche EDV-Dosen in welchem
Raum sind. Außerdem gibt das System Auskunft über die Kabelbahn- und Energietrassen.
Möglich wurde dies alles durch ein einheitliches so genanntes Anlagenkennzeichnungs-System (AKZ). Dafür nummerierten die einzelnen Bereiche (EDV,
Technical Engineering etc.) ihre Inventar- und Technikteile.
Amortisation innerhalb eines Jahres: Mit dem System hat sich Bayer PU
ein Gebäudemanagement-System ins Haus geholt, das
detailliert und schnell die Informationen bereitstellt. Aengenvoort: "Vorreiter für
solche Systeme sind bislang noch die Banken und Versicherungen, bei denen die Verwaltung
der Gebäude einen hohen Stellenwert einnimmt." Bloemen kann sich vorstellen, dass
das erfolgreiche eingeführte System innerhalb des Bayer-Konzerns
weitere Abnehmer findet. Jedenfalls plant er, seine Erfahrungen im Intranet des Konzern zu
veröffentlichen ("vielleicht sogar mit einer Demo-Version").
Ein nicht zu unterschätzendes Argument für einen Großkonzern ist dabei sicherlich, dass
die Kostenzuordnung mit Hilfe des Systems erleichtert wird. Als weiteres stark beachtetes
Argument führt Bloemen an: "Wir rechnen mit einer Amortisation innerhalb eines
Jahres." |